Stellenangebot: Sekretär/-in (m/w/d) in der Protokollabteilung

2020/3/3

Stellenangebot: Sekretär/-in (m/w/d) in der Protokollabteilung

Die Botschaft von Japan sucht eine/n Angestellte/n für die folgenden Aufgaben:
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation (z. B. Posteingang und -ausgang, Materialverwaltung)
  • Übersetzung einfacher Texte vom Deutschen ins Englische, Erstellen von Einladungen auf Englisch
  • Mitarbeit in der Vorbereitung von Veranstaltungen der Botschaft (Kontaktieren der Gäste, Einladungen schreiben, Gästelisten erstellen)
  • Führen der Datenbank und Erstellen von Listen etc. aus der Datenbank (Access)
  • Durchführung von Recherchearbeiten
  • Annehmen telefonischer Anfragen
  • Urlaubsvertretung für zwei Kolleginnen (Terminvereinbarung, Führen der Terminkalender, Korrespondenz, Verbalnoten erstellen, etc.)
Arbeitszeit: In Vollzeit, 38,75 Stunden pro Woche
Beschäftigungsdauer: ab 01.06.2020 bis zum 31.05.2021 (befristet)

Grundlegende Anforderungen:
  • Abgeschlossene Hochschulausbildung
  • Sehr gute Kenntnisse in den Sprachen Deutsch (muttersprachliches Niveau) und Englisch ; Japanischkenntnisse erwünscht
  • Bevorzugt mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in
  • Sichere Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Access)
  • Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und Sicherheit im schriftlichen Ausdruck
  • Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
  • Ausgeprägte Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten
  • Nicht-deutsche Staatsangehörige müssen eine unbefristete Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis nachweisen.
Bewerben Sie sich bitte bis zum 31. März 2020 mit vollständigen Unterlagen (in Deutsch) und ausschließlich per E-Mail an g.knorr@bo.mofa.go.jp (Frau Knorr) bei der Botschaft.

Bewerber/innen, die in die engere Wahl kommen, werden Gelegenheit erhalten, sich persönlich vorzustellen. Hierzu erfolgt eine gesonderte Einladung; Anreisekosten zu den Vorstellungsgesprächen können leider nicht erstattet werden.