Stellenausschreibung: Assistenz (m/w/d) in der Protokollabteilung

2021/10/11
Die Botschaft von Japan in Berlin sucht zum 01.12.2021 eine/n Mitarbeiter/in im Angestelltenverhältnis als Assistenz eines hochrangigen Diplomaten.
 
Aufgabengebiet
  • Terminplanung und –koordination
  • Führen der Korrespondenz 
  • Kommunikation mit externen Ansprech¬partnern
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation
  • Tätigkeiten der Sachbearbeitung und Verwaltungsaufgaben
  • Organisatorische Vorbereitung und Hilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen der  Botschaft
  • Datenbankpflege
  • Betreuung von Gästen
Arbeitszeit:  Vollzeit (38,75 Stunden pro Woche)
Beschäftigungsdauer: Vom 01.12. 2021 bis 30.11.2022
Die Stelle ist zunächst befristet, es besteht aber die Möglichkeit der Verlängerung. 
 
Grundlegende Anforderungen
  • Abgeschlossene Hochschulausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss sowie Berufserfahrung
  • Beherrschung der deutschen Sprache auf muttersprachlichem Niveau
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und Access)
  • Bevorzugt mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in
  • Gute Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und Sicherheit im schriftlichen Ausdruck
  • Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten
  • Teamfähigkeit
  • Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
Bewerben Sie sich bitte bis zum 15. November 2021 mit vollständigen Unterlagen und ausschließlich per Email an jonen.marcel.pasquale@bo.mofa.go.jp
 
Wir möchten darauf hinweisen, dass Interviews mit Bewerber/innen, die in die engere Wahl kommen, ggf. schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist geführt werden. 
Zu den Bewerbungsgesprächen erfolgt eine gesonderte Einladung. Eine Erstattung von Fahrkosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist leider nicht möglich.