Stellenausschreibung: Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Allgemeine Angelegenheiten und Protokoll

2022/6/7
Die Botschaft von Japan in Berlin sucht ab Anfang Juli 2022 eine/n Mitarbeiter/in im Angestelltenverhältnis als Assistenz eines hochrangigen Diplomaten.
 
Aufgabengebiet
  • Terminplanung und -koordination
  • Führen der Korrespondenz 
  • Kommunikation mit externen Ansprechpartnern
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation
  • Tätigkeiten der Sachbearbeitung und Verwaltungsaufgaben
  • Organisatorische Vorbereitung und Hilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen der Botschaft
  • Datenbankpflege
  • Betreuung von Gästen
Arbeitszeit:  Vollzeit (38,75 Stunden pro Woche)
Beschäftigungsdauer: Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr, es besteht aber die Möglichkeit der Verlängerung. 
 
Grundlegende Anforderungen
  • Abgeschlossene Hochschulausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich, besonders internationale Beziehung oder Politik von Vorteil
  • Beherrschung der deutschen Sprache auf muttersprachlichem Niveau
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
  • Sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und Access)
  • Gute Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und Sicherheit im schriftlichen Ausdruck
  • Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
  • Teamfähigkeit
Bewerben Sie sich bitte bis zum 30. Juni 2022 mit vollständigen Unterlagen und ausschließlich per Email an
506a-protokoll@bo.mofa.go.jp
 
Wir möchten darauf hinweisen, dass Interviews mit Bewerber/innen, die in die engere Wahl kommen, ggf. schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist geführt werden. 
Zu den Bewerbungsgesprächen erfolgt eine gesonderte Einladung. Eine Erstattung von Fahrkosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist leider nicht möglich.