Stellenausschreibung: Assistenz (m/w/d) in der Protokollabteilung

2024/5/6
Die Botschaft von Japan in Berlin sucht ab Ende Juni 2024 eine/n Mitarbeiter/in im Angestelltenverhältnis als Assistenz eines hochrangigen Diplomaten.
 
Aufgabengebiet
Betreuung des Terminkalenders eines Diplomaten:
  • Terminplanung und -koordination 
  • Kommunikation mit externen Ansprechpartnern
  • Logistische Vorbereitung von Terminen (wie Hotel-, Flug- oder Zugbuchungen)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation:
  • Bearbeitung von Einladungen und Anfragen
  • Führen der Korrespondenz
  • Datenbankpflege
  • Archivierung
Weitere Aufgaben:
  • Organisatorische Vorbereitung und Hilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen der Botschaft
  • Betreuung von Gästen
  • Allgemeine Tätigkeiten der Sachbearbeitung
 
Arbeitszeit:  Vollzeit (38,75 Stunden pro Woche)
Beschäftigungsdauer: Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr, es besteht aber die Möglichkeit der Verlängerung. 
 
Grundlegende Anforderungen
  • Abgeschlossene Hochschulausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich, besonders internationale Beziehungen oder Politik von Vorteil
  • Beherrschung der deutschen Sprache auf muttersprachlichem Niveau
  • Sehr gute Englischkenntnisse
  • Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
  • Sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und Access)
  • Gute Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und Sicherheit im schriftlichen Ausdruck
  • Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
  • Teamfähigkeit
Bewerben Sie sich bitte bis zum 27. Mai 2024 mit vollständigen Unterlagen und ausschließlich per Email an 506a-protokoll@bo.mofa.go.jp
 
Wir möchten darauf hinweisen, dass Interviews mit Bewerber/innen, die in die engere Wahl kommen, ggf. schon vor Ablauf der Bewerbungsfrist geführt werden.
Zu den Bewerbungsgesprächen erfolgt eine gesonderte Einladung. Eine Erstattung von Fahrkosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist leider nicht möglich.