Visabeantragung mit Certificate of Eligibility (CoE) (alle Kategorien/all Categories) DE/EN

2020/11/2
[English see below]
 

Visabeantragung mit Certificate of Eligibility (CoE) (alle Kategorien)

Es wird empfohlen, dass Antragsstellende sich in den letzten 14 Tagen vor der Einreise nach Japan ausschließlich in Deutschland aufhalten.
Sofern Sie jedoch planen sollten, nach dem Visumserhalt sich in einem Drittland aufzuhalten und von dort aus nach Japan einzureisen, müssen Sie in diesem Drittland einen COVID-19 Test innerhalb von 72 Std. vor Abflug nach Japan erhalten (siehe unten stehende Informationen zu COVID-19 Test und Quarantänemaßnahmen). 



Hinweis für die Beantragung eines Visums mit Certificate of Eligibility (CoE)
 

Benötigte Dokumente

Bitte stellen Sie den Antrag in dem für Ihren Wohnsitz zuständigen Konsulat oder Botschaft.

Antragsteller:
  • Reisepass
  • Nicht-Deutsche und Nicht-EU Bürger: gültige Aufenthaltsgenehmigung für Deutschland
  • Visaantragsformular *
  • 1 Passfoto *
*Staatsbürger aus den GUS-Staaten sowie Georgien und der Ukraine reichen bitte 2 Antragsformulare und 2 Passfotos ein.

Institution/ Bürge in Japan (z. Bsp. Arbeitgeber, Universität, Praktikumsfirma)
  • Verpflichtungserklärung in zweifacher Form, Achtung! Bitte achten Sie darauf, dass die letzte Seite komplett ausgefüllt ist! (Kopie ist ausreichend)
  • Certificate of Eligibility (CoE)
  • Bestätigungsschreiben, dass man weiterhin auf der vorgesehenen Position in Japan benötigt und beschäftigt wird (Englisch oder Japanisch; Kopie ist ausreichend)*
* außer: CoE mit Status "Professor", "Instructor", "Researcher", Spouse or Child of Japanese National"  sowie CoEs, die erst kürzlich ausgestellt wurden
* Studentenvisa: Aktueller "Letter of Acceptance" ist ausreichend.

 Die Botschaft behält sich vor, zusätzliche Unterlagen zu verlangen.
 

Bearbeitungszeit und Gebühr

Die übliche Bearbeitungszeit beträgt ca. 5 Werktage.
Die Visaausstellung ist für Deutsche und die meisten EU-Bürger kostenlos. Bei anderen Nationalitäten kann eine Gebühr von 24,-Euro anfallen. Dies wird bei Antragstellung mitgeteilt. Die Gebühr ist fällig bei Abholung des Visums und ausschließlich in bar.
 

Einreise nach Japan

1. COVID-19 Test

Ein negativer COVID-19 Testnachweis muss innerhalb von 72 Stunden vor dem Abflug aus dem Land (Abflugzeit Ihres Fluges) erbracht werden. Bitte verwenden Sie möglichst dieses Formular für den Testnachweis.
Alternativ ist ein vom Labor vorgeschriebenes optionales Formular akzeptabel, solange alle Informationen in diesem Formular in englischer Sprache vorliegen.
Das optionale Formular muss enthalten:
  • Persönliche Daten: vollständiger Name, Passnummer, Nationalität, Geburtsdatum, Geschlecht
  • Testdaten: Testmethode, Testergebnis, Datum und Uhrzeit der Probenentnahme, Datum der Bestimmung der Testergebnisse, Datum der Ausstellung der Testbescheinigung, Name und Adresse der medizinischen Einrichtung
  • Wichtig: Die Adresse, die Unterschrift des Arztes und das offizielle Siegel der medizinischen Einrichtung sind erforderlich.
Beispiele für COVID-19 Testmöglichkeiten (Angaben ohne Gewähr):

Arztpraxen: https://www.kvberlin.de/fuer-patienten/corona#c5614
Testcenter Berlin:  https://www.bcrt.de/75-0-Corona-Tests.html
Testcenter Berlin Flughafen BER: https://www.centogene.com/covid-19/test-centers/berlin-airport.html
Testcenter Frankfurter Flughafen: https://www.centogene.com/de/covid-19/test-centers/testen-am-frankfurter-flughafen.html


2. Quarantänemaßnahmen

Selbst wenn Sie mit negativen einem COVID-19 Testergebnis innerhalb von 72 Stunden vor der Abreise nach Japan reisen, werden Sie bei Ihrer Ankunft in Japan aufgefordert, sich einem erneuten COVID-19 Test zu unterziehen.
Bitte beachten Sie auch folgendes für die Einreise nach Japan:
  • Sie müssen sich für 14 Tage in Quarantäne begeben entweder an Ihrem Wohnsitz oder einer anderen Unterkunft.
  • Es ist untersagt öffentliche Verkehrsmittel zu Ihrem Wohnsitz oder einer anderen Unterkunft zu benutzen. Dazu zählen Bahn, Bus, Taxi und Inlandsflüge.
Beispiele für Apartments für Quarantänezeit (ohne Gewähr):
https://www.sakura-house.com/news/recommended-property-for-14-day-self-quarantine-stay
https://info.metroresidences.com/weekly-apartment?fbclid=IwAR0zkSaEbAPxZmz1hy3rkWhQoJI7fyY_TIDwLZrY_oV_sPNgCIuljruYRgg
 
Beispiel für Shuttle Service vom Flughafen zur Unterkunft (ohne Gewähr):
https://app.nearme.jp/en_us/airport-shuttle/
 

3. Questionnaire/QR-Code

Bei Ankunft in Japan muss ein Fragebogen bei der Quarantänestation abgeben werden. In der Vergangenheit musste ein papierbasierter Fragebogen ausgefüllt werden. Es kann aber auch gewählt werden, ob man die persönlichen Informationen direkt per Online-Fragebogen (Web Questionnaire) eingeben möchte und dadurch einen QR-Code erhält. Dieser Code wird dann bei der Ankunft in Japan den Quarantäne-Beamten vorgelegt.
 
Achtung: Obwohl es nicht zwingend erforderlich ist, die Informationen im Online-Fragebogen einzugeben, verlangen einige Fluggesellschaften, dass Passagiere den oben genannten QR-Code bereits bei Abflug vorlegen, um das Boarding-Verfahren zu durchlaufen.
 


  

Visa application with Certificate of Eligibility (CoE)

It is recommended that applicants stay exclusively in Germany during the last 14 days before entering Japan.
However, if you plan to stay in a third country after receiving your visa and enter Japan from there, you have to get a COVID-19 test in that third country within 72 hours prior to departure to Japan (see COVID-19 test and quarantine information below). 


Altered regulations when applying for a visa with a CoE

 

Required documents

Please submit your application at the respective consulate or embassy responsible for your area of residence.

Applicant:
  • Passport
  • Non-German and non-EU citizens: valid residence permit for Germany
  • Visa application form *
  • 1 passport photo *
*Citizens of CIS States, Georgia and Ukraine please submit 2 application forms and 2 passport photos.

Institution/ Sponsor in Japan (e.g. employer, university etc.):
  • Pledge Certificate in duplicate  Note! Please make sure, that the last page is filled out completely! (copy is sufficient)
  • Certificate of Eligibility (CoE)
  • Official Letter, in which they confirm that you will continue to be needed and employed in the planned position in Japan (English or Japanese; copy is sufficient)*
* Except CoEs with status "Professor", "Instructor", "Researcher", "Spouse or Child of Japanese National"  and for recently issued CoEs
* Student visa: Current "Letter of Acceptance" is sufficient

 The embassy reserves the right to request additional documents.
 

Processing time and fee

The usual processing time is approx. 5 working days.
Visa issuance is free for German and most EU citizens. For other nationalities a fee of 24,-Euro may apply. This will be communicated on the day of application. The fee is due upon collection of the visa and only in cash!
 

Procedure regarding entering Japan

1. COVID-19 test

A negative PCR test result must be provided within 72 hours before departure from the country (departure time of your flight). Please use this form as test proof if possible.
Alternatively, an optional form prescribed by the laboratory is acceptable as long as all information in this form is in English.
The optional form must contain
  • Personal data: full name, passport number, nationality, date of birth, gender
  • Test data: test method, test result, date and time of specimen collection, date of determination of test results, date of issuance of test certificate, name and address of medical facility
  • Important: The address, the signature of the doctor and the official seal of the medical institution are required.
Examples of COVID-19 test possibilities (information without guarantee):

Medical practices: https://www.kvberlin.de/fuer-patienten/corona#c5614
Test center Berlin:  https://www.bcrt.de/75-0-Corona-Tests.html
Test center Berlin Airport BER: https://www.centogene.com/covid-19/test-centers/berlin-airport.html
Test center Frankfurt Airport: https://www.centogene.com/de/covid-19/test-centers/testen-am-frankfurter-flughafen.html
 

2. Quarantine measures

Even if you travel to Japan with a negative COVID-19 test result within 72 hours prior to departure, you will be asked to undergo another COVID-19 test upon arrival in Japan.
Please also note the following regulations for entering Japan:
- You will have to stay in quarantine for 14 days either at your place of residence or   
other accommodation.
- It is prohibited to use public transportation to your place of quarantine. This includes trains, busses, taxis and national flights.

Examples of possible quarantine accomodations and shuttle service (information without guarantee):

Apartment houses:
https://www.sakura-house.com/news/recommended-property-for-14-day-self-quarantine-stay
https://info.metroresidences.com/weekly-apartment?fbclid=IwAR0zkSaEbAPxZmz1hy3rkWhQoJI7fyY_TIDwLZrY_oV_sPNgCIuljruYRgg
 
Shuttle Service:
https://app.nearme.jp/en_us/airport-shuttle/


3. Questionnaire/QR Code

Upon arrival in Japan, a questionnaire must be submitted to the quarantine station. In the past, a paper-based questionnaire had to be filled out. However, it is also possible to choose to enter personal information directly via online/web questionnaire and thereby receive a QR code. This code is then presented to quarantine officials upon arrival in Japan.

Note: Although it is not mandatory to enter the information in the online questionnaire, some airlines require passengers to present the above QR code upon departure in order to go through the boarding procedure.